Penatausahaan Transaksi Hibah Kas
1
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL
1
DAFTAR ISI 2
DESKRIPSI SINGKAT 3
I. Overview Alur Transaksi Hibah Kas pada SAKTI 3
II. Pencatatan Penerimaan Kas Hibah ………………..……………………………………………………………………………………...4
III. Pencatatan Penerimaan Barang/Jasa Hibah ……………………………………………………………………….....................6
IV. Perekaman Spby Transaksi Hibah ………………………….………………………….…………………………………………………..6
V. Perekaman Kuitansi Hibah ……………………………….….…………..…..……………………………………………………………….8
VI. Perekaman DRPP Hibah …………………………………………………….….…………..…..………………………………………………8
VII. Perekaman SP2HL ………………………..…………………….….…………..…..……………………………………………………………..9
VIII. Pengembalian Kas Hibah dan Perekaman SP4HL …………………..……………….….…………..…..…………………..… 12
2
DESKRIPSI SINGKAT
Petunjuk Teknis Penatausahaan Transaksi Hibah Kas
Petunjuk Teknis ini digunakan untuk pencatatan transaksi Hibah Kas bagi Satuan Kerja pengguna SAKTI
Modul BEN
Role User OPR, VAL, APR
Modul Lain yang
Terkait
KOM, PEM
Perekaman SP2HL, Perekaman SP4HL
Dokumen Input Pencatatan Penerimaan Kas Hibah
Output SP2HL / SP4HL / LPJ Bendahara
- Overview Alur Transaksi Hibah Kas pada SAKTI
Hibah Pemerintah yang selanjutnya disingkat Hibah adalah setiap penerimaan negara dalam bentuk
devisa, devisa yang dirupiahkan, rupiah, barang, Jasa dan/atau surat berharga yang diperoleh dari
pemberi hibah yang tidak perlu dibayar kembali, yang berasal dari dalam negeri atau luar negeri.
Tahapan dalam pengelolaan Hibah Kas adalah sebagai berikut:
- Pengajuan Nomor Register Hibah
- Pengajuan Persetujuan Pembukaan Rekening Hibah, dan
- Revisi DIPA
Adapun Mekanisme pengelolaan hibah langsung bentuk Uang diatur dalam Peraturan Menteri
Keuangan Nomor 99/PMK.05/2017 tentang Administrasi Pengelolaan Hibah.
Pada Aplikasi SAKTI penatausahaan transaksi Hibah dilakukan pada kelompok modul pelaksanaan
anggaran, yaitu pada modul Bendahara, Komitmen, dan Pembayaran. Jika digambarkan, alur
transaksi Hibah Kas pada SAKTI dapat disampaikan sebagai berikut:
3
- Pencatatan Penerimaan Kas Hibah
Langkah awal dalam penatausahaan kas hibah pada SAKTI yaitu dengan melakukan pencatatan penerimaan
kas hibah yang sudah teregister, baik untuk hibah luar negeri (didaftarkan/register melalui DJPPR) maupun
hibah kas dalam negeri (didaftarkan melalui Kanwil DJPb).
Untuk memastikan bahwa hibah yang sudah ter-register tersebut sudah tersedia pada referensi SAKTI dan
dapat digunakan untuk pencatatan penerimaan kas hibah, berikut adalah langkah-langkahnya:
- Login menggunakan user dengan role admin, Pilih ke menu Administrasi
- Pilih Sub Menu Umum - Coa - Register
- Pada tampilan Referensi Register akan muncul informasi daftar Hibah yang sudah ter-register
Setelah memastikan bahwa Hibah telah ter-register dan sudah terdapat referensi pada SAKTI, selanjutnya
dapat dilakukan perekaman penerimaan hibah kas pada modul Bendahara. Proses penerimaan Hibah Kas
pada Bendahara ini bertujuan untuk membukukan kas masuk hibah pada Bendahara sehingga dapat
dilakukan proses lanjutan perekaman transaksi kas yang menggunakan sumber dana hibah. Berikut adalah
langkah dalam melakukan pencatatan penerimaan kas hibah:
Melakukan perekaman rekening RPL untuk menampung kas hibah
- Login menggunakan user operator yang memiliki role sebagai Bendahara Pengeluaran, pilih menu
Bendahara
2. Pilih Sub menu Referensi, klik pada referensi detail rekening
3. Lakukan pengisian elemen data yang diperlukan pada detail rekening
4. Setelah diisi semua lakukan proses simpan
4
Melakukan penerimaan kas hibah
- Login menggunakan user operator yang memiliki role sebagai Bendahara Pengeluaran, Pilih menu
Bendahara
2. Pilih Submenu Transaksi - Menerima Kas Hibah
3. Pada tampilan form Penerimaan Kas Hibah, Klik tombol “Tambah”
4. Isi Infomasi yang dibutuhkan berupa:
- Tanggal penerimaan kas hibah
- Tahun anggaran hibah (Tahun Anggaran Berjalan/Tahun Anggaran Yang Lalu)
- Sumber Dana (Hibah dalam negeri / luar negeri)
- No Register Hibah (yang sudah terdapat pada referensi di SAKTI)
- Jumlah Kas Hibah yang ditatausahakan
- Keterangan
- Cara Pembayaran
- Rekening Hibah (Rekam pada menu Bendahara - Referensi - Referensi Detil Rekening)
- Klik Tombol Simpan, maka transaksi akan tersimpan dan tampil pada tabel grid data pada bagian
bawah form input
Setelah penerimaan Kas Hibah telah berhasil di rekam, maka informasi saldo kas Bendahara akan
menampilkan telah terdapat saldo kas pada kategori Kas Hibah. Pengecekan atas pencatatan penerimaan Kas
Hibah dapat dilihat pada contoh tampilan berikut:
5
Modul Bendahara - submenu Pemindahan Kas - Kas Bank/Tunai Bendahara Pengeluaran - Cek Saldo Detil
- Pencatatan Penerimaan Barang/Jasa Hibah
Setelah melakukan pencatatan penerimaan kas hibah, selanjutnya dapat dilakukan perekaman transaksi atas
kas hibah. Untuk transaksi kas hibah yang merupakan transaksi atas pembelian barang/menghasilkan
aset/persediaan maka perlu dilakukan pencatatan penerimaan barang/jasa hibah (BAST Hibah Kas) pada
modul komitmen terlebih dahulu. Hal tersebut bertujuan sebagai titik penjurnalan atas aset/persediaan yang
diperoleh atas transaksi kas hibah tersebut (Pada pencatatan barang/jasa hibah dilakukan tahapan pendetilan
kode barang). Sedangkan atas transaksi yang menghasilkan jasa maka pencatatan penerimaan barang/jasa
bersifat opsional.
Berikut adalah langkah perekaman Penerimaan Barang/Jasa Hibah (BAST Hibah Kas) :
- Login operator modul Komitmen
- Pilih Submenu Pencatatan Peneirmaan Barang/Jasa Hibah
- Klik tambah pada form grid hasil perekaman
- Setelah itu akan tampil form perakaman BAST Hibah kas, lengkapi informasi yang dibutuhkan, lalu klik
simpan
NB: Pastikan mengisi kode KPPN dan No. Register Hibah dengan benar
6
Perekaman Spby Transaksi Hibah
Setelah perekaman penerimaan barang jasa hibah(BAST Hibah kas) dilakukan, langkah selanjutnya yaitu
perekaman SPBY atas BAST yang telah direkam. Untuk merekam SPBy hibah langsung berikut adalah
langkah-langkahnya:
- Login Operator dengan Role Pembayaran, masuk ke menu Pembayaran
- Pilih Submenu RUH SPP dan Renkas - Mencatat Perintah Bayar
- Pada Form Detail Perintah Bayar, isi keterangan yang dibutuhkan. Tanggal, Jenis: Hibah, Pilih
Tahun Anggaran Hibah yang sesuai, PPK, NPWP penerima,
4. Ceklis Ada BAST (jika SPBY yang akan dibuat tanpa melalui BAST, maka abaikan langkah ini)
5. Jika parameter yang dipilih tepat, maka akan tampil informasi BAST pada grid bagian bawah, lalu
centang
6. Pilih Kategori Pengeluaran Belanja. Detail Akun belanja akan otomatis terisi (jika SPBy tanpa
BAST, detil akun belanja diiisi terlebih dahulu)
7. Rekam Potongan Pajak Jika ada
8. Simpan
Setelah Simpan SPby, langkah selanjutnya sebelum membuat kuitansi Hibah adalah proses validasi SPBy
oleh PPK. Login menggunakan user PPK modul pembayaran submenu Validasi 🡪 Validasi Perintah Bayar.
7
- Perekaman Kuitansi Hibah
Langkah selanjutnya setelah perekaman SPBy, Operator Bendahara melakukan perekaman kuitansi Hibah
pada modul Bendahara - Transaksi - Membuat Kuitansi Hibah, kemudian pilih Nomor SPBy Hibah yang telah
disetujui/divalidasi oleh PPK.
Berikut adalah form contoh perekaman Kuitansi Hibah:
- Perekaman DRPP Hibah
Perekaman DRPP Hibah ini digunakan sebagai dasar pembuatan SP2HL. Pastikan kuitansi sudah direkam
sebelumnya.
Untuk perekaman DRPP Hibah langsung, lakukan langkah berikut:
1. Masuk ke Modul Bendahara → Membuat Usulan 🡪 Membuat DRPP Hibah.
2. Pilih Nomor Register Hibah pada DRPP Header lalu Pada DRPP Detail, pilih akun kuitansi yang akan di
rekam menjadi DRPP.
3. Pilih Kuitansi yang akan di rekam menjadi DRPP. Pastikan kuitansi-kuitansi yang dikehendaki sudah
terceklist. Pastikan kuitansi yang dipilih akan disahkan pada satu COA 12 segmen (Akun dan RO yang
sama).
4. Klik Simpan, jika berhasil data DRPP akan muncul pada grid. Selanjutnya DRPP dapat dibuat menjadi
SP2HL
8
- Perekaman Jenis SPP 512 - SP2HL
SP2HL (Surat Perintah Pengesahan Hibah Langsung) dibuat dalam rangka pengesahan pembukuan hibah
langsung dan/atau belanja yang bersumber dari hibah langsung. Untuk Perekaman SP2HL dapat direkam di
modul pembayaran dengan menggunakan user operator Pembayaran. Untuk pembuatan SP2HL pastikan telah
melakukan perekaman pada menu “Menerima Kas Hibah” untuk Pendapatan atau “Membuat DRPP Hibah”
pada modul Bendahara. Perekaman SP2HL dapat dilakukan dengan menggunakan jenis SPP 512 PENGESAHAN
HIBAH sebagai gambar berikut:
A. MENU CATAT/UBAH SPP 512 – SP2HL
Gambar: Pilih Jenis SPP Pengesahan Hibah (512)
Gambar : Pilih jenis Tahun Anggaran Berjalan (TAB) atau Tahun Anggaran yang Lalu (TAYL)
9
Gambar: Pilih No. Register untuk pendapatan maupun Belanja Hibah Langsung.
B. Form RUH SPP 512 – SP2HL
- Pilih Dasar Pembayaran.
- Input Uraian Pembayaran
- Pastikan Nilai Saldo Awal, Pendapatan, Belanja dan Saldo Akhir telah sesuai.
10
Form RUH SPP 512 – SP2HL
- Pilih tipe supplier tipe 1 satker
- RUH Akun Pengeluaran atau Akun Potongan/Pendapatan
C. FORM RUH AKUN PENGELUARAN 512 – SP2HL TAB
- Cari DRPP Hibah yang telah direkam.
- Pilih akun Pengeluaran
- Lakukan pendetilan COA
- Simpan, dan keluar menu RUH Akun Pengeluaran.
11
D. FORM RUH AKUN POTONGAN/PENDAPATAN 512 – SP2HL TAB
- Pilih akun Pendapatan
- Kode satker default DJPPR ( 977263)
- Kode KPPN Default KPH (140)
- Input nilai pendapatan
- Klik “Simpan” dan keluar menu RUH Akun Potongan.
E. FORM RUH AKUN PENGELUARAN 512 – SP2HL TAYL
- Klik “Rekam”.
- Cari DRPP Hibah yang telah direkam.
- Akun Pengeluaran default 391119 – Koreksi Lainnya
- Kode KPPN mitra satker (HLD), untuk Hibah Luar Negeri (HLL) Kode KPPN sesuai data DIPAnya
- Klik “Simpan” dan keluar menu RUH Akun Pengeluaran.
12
F. FORM RUH AKUN POTONGAN/PENDAPATAN 512 – SP2HL TAYL
- Akun Potongan default 391111
- Pilih Akun Potongan 4xx untuk ubah akun potongan/pendapatan
- Input nilai potongan/pendapatan
- Klik “Simpan” dan keluar menu RUH Akun Potongan.
Pada form RUH SPP klik “Simpan” dan langkah selanjutnya adalah cetak SPP, Validasi SPP, Cetak SPM,
upload dokumen pendukung, kirim ADK SPM dan Mencatat/Upload SP2D.
- Pengembalian Kas Hibah dan Perekaman Jenis SPP 514 - SP4HL
Sisa Hibah dapat langsung dikembalikan ke Pemberi Hibah, selanjutnya satker K/L harus membuat
dokumen SP4HL (Surat Perintah Pengesahan Pengembalian Pendapatan Hibah Langsung) terkait
pengembalian sisa hibah tersebut. Untuk pembuatan SP4HL pastikan telah terdapat SP2HL Pendapatan
yang telah disahkan ataupun jika ada pengembalian belanja telah direkam pada perintah bayar dan DRPP
untuk pengembalian sisa. Perekaman pengembalian sisa hibah dapat dilakukan dengan langkah sebagai
berikut:
1. Login operator pembayaran - Menu RUH SPP dan Renkas - Mencatat Perintah Bayar
2. Rekam Perintah bayar dengan Kategori Pengeluaran “Pengembalian Sisa”, lalu simpan
3. Selanjutnya lakukan proses validasi SPby oleh PPK,
4. Rekam Kuitansi Hibah oleh Bendahara,
5. Rekam Usulan/DRPP Hibah
6. Rekam SP4HL pada modul pembayaran RUH SPP dan Renkas - Pilih Jenis SPP 514 seperti contoh
berikut:
13
A. FORM MENCATAT PERINTAH BAYAR (Pengembalian Sisa)
Gambar: Rekam Spby Kategori Pengembalian Sisa (Detil akun otomatis 111827)
B. FORM MEMBUAT KWITANSI HIBAH
Gambar: Rekam Kuitansi Pengembalian Sisa (Cek sisa saldo kas)
14
C. FORM MEMBUAT DRPP HIBAH
Gambar: Rekam DRPP Pengembalian Sisa (Ceklis Kuitansi Pengembalian yang direkam sebelumnya )
D. MENU CATAT/UBAH SPP 514 – SP4HL
Gambar: Rekam SP4HL Jenis SPP 514 Surat Perintah Pengembalian Pendapatan Hibah Langsung
Gambar : Pilih jenis Tahun Anggaran Berjalan (TAB) atau Tahun Anggaran yang Lalu (TAYL)
15
Gambar: Pilih No. Register untuk pengembalian pendapatan maupun Belanja Hibah Langsung.
E. Form RUH SPP 514 – SP4HL
- Pilih Dasar Pembayaran
- Input Uraian Pembayaran
Form RUH SPP 514 – SP4HL (2)
- Cari supplier tipe 1 - Satker
- Pastikan Sisa Hibah, Pengembalian Pendapatan dan Saldo akhir Pengembalian Hibah telah sesuai.
16
F. FORM RUH AKUN PENGEMBALIAN PENDAPATAN HIBAH TAB
- Pilih akun Pendapatan/Pengembalian Hibah
- Kode satker DJPPR (977263) dan kode KPPN KPH (140)
- Input nilai Pengembalian pendapatan
- Klik “Simpan”.
G. FORM RUH AKUN PENGEMBALIAN PENDAPATAN HIBAH TAYL
- Akun Pengembalian Pendapatan default 311911
- Kode satker yang bersangkutan dan kode KPPN Mitra Satker
- Input nilai Pengembalian pendapatan
- Klik “Simpan” dan keluar menu RUH Akun Pengembalian pendapatan.
Pada form RUH SPP klik “Simpan” dan langkah selanjutnya adalah cetak SPP, Validasi SPP, Cetak SPM,
upload dokumen pendukung, kirim ADK SPM dan Mencatat/Upload SP2D.
17
